EDITORA ASSISTENTE PARA PERIÓDICOS CIENTÍFICOS

Editora Assistente para Periódicos Científicos

A Editora Elegantia oferece o serviço de Editora Assistente para periódicos científicos, apoiando editores-chefes, conselhos editoriais e instituições de pesquisa na gestão do fluxo editorial de revistas acadêmicas.

Esse serviço é voltado para periódicos que buscam profissionalizar suas rotinas editoriais, atender a requisitos de indexadores, ampliar sua capacidade de processamento de manuscritos ou liberar o corpo editorial para atividades científicas e estratégicas.

O que é editora assistente para periódicos científicos

A editora assistente é a profissional que atua no gerenciamento técnico e administrativo do processo editorial de revistas científicas, executando tarefas operacionais sob orientação do editor-chefe. O trabalho permite que o corpo editorial concentre-se em decisões de mérito científico, políticas editoriais e planejamento estratégico.

Como funciona o serviço

Uma editora assistente qualificada integra-se à equipe da revista, atuando de forma remota. A profissional executa as rotinas do fluxo editorial, mantém comunicação regular com autores e pareceristas, e reporta o andamento dos processos ao editor-chefe.

Etapas do fluxo editorial atendidas (adaptável)

Gestão de submissões
Recebimento e organização de manuscritos submetidos, verificação de conformidade com as normas da revista (formatação, estrutura, elementos obrigatórios), devolução de manuscritos fora do padrão com orientação sobre ajustes necessários, encaminhamento de manuscritos aprovados para avaliação do editor-chefe ou editor de seção.

Atendimento a autores e pareceristas
Resposta a dúvidas sobre normas de submissão, instruções para formatação de manuscritos, esclarecimentos sobre o processo de avaliação, orientações sobre tramitação de artigos, atendimento via e-mail com prazos de resposta estabelecidos, suporte telefônico quando acordado.

Suporte ao processo de avaliação por pares
Contato com pareceristas conforme indicação do editor-chefe, envio de convites para revisão, envio de manuscritos para avaliação, acompanhamento de prazos de pareceristas, envio de lembretes sobre avaliações pendentes, recebimento e organização de pareceres para análise do editor-chefe, registro de decisões editoriais.

Garantia de confidencialidade
Manutenção do anonimato em processos de revisão cega simples (single-blind) ou dupla (double-blind), gestão segura de dados de autores e pareceristas, cumprimento de protocolos éticos estabelecidos pela revista, sigilo sobre manuscritos em avaliação.

Processamento de manuscritos com decisão editorial
Comunicação de decisões (aceito, aceito com revisões, revisão maior, revisão menor, rejeitado) aos autores, recebimento de versões revisadas, verificação de atendimento às solicitações dos pareceristas e do editor, preparação de manuscritos para nova rodada de avaliação quando necessário.

Preparação de texto
Revisão de aspectos formais após aprovação final (normalização de referências conforme ABNT, Vancouver, APA ou outro padrão adotado pela revista; padronização de terminologia; verificação de citações), copidesque quando necessário, preparação de originais para diagramação.

Normalização técnica
Adequação de manuscritos às normas da revista e aos requisitos de indexadores (SciELO, Scopus, Web of Science, PubMed, Latindex), verificação de metadados (título, resumo, abstract, palavras-chave, keywords, afiliações institucionais, ORCID, dados de financiamento), conferência de elementos pré-textuais e pós-textuais, verificação de declarações obrigatórias (conflito de interesses, contribuição de autores, aprovação ética).

Organização de editoriais e fascículos
Contato com o editor-chefe para solicitação de textos editoriais de cada fascículo, acompanhamento da produção de editoriais, definição da ordem de artigos conforme critérios editoriais (por seção temática, ordem de aprovação ou outro critério), preparação de sumário completo com títulos, autores e paginação.

Controle de prazos e fluxo de trabalho
Manutenção de cronograma editorial para cumprimento da periodicidade da revista, acompanhamento de cada etapa do processo (submissão, avaliação, revisão, diagramação, publicação), identificação de gargalos e alertas sobre pendências, comunicação proativa para evitar atrasos.

Relatórios e indicadores
Geração de relatórios de fluxo de submissões (quantidade de manuscritos recebidos, em avaliação, aprovados, rejeitados), cálculo de tempo médio entre submissão e publicação, taxa de desk rejection, relatórios de desempenho de pareceristas (prazos cumpridos, qualidade das avaliações), relatórios personalizados sob demanda para o corpo editorial, acompanhamento de métricas relevantes para indexadores.

Gestão de assinaturas e distribuição (quando aplicável)
Controle de base de assinantes, processamento de renovações de assinaturas, organização de envios de exemplares impressos quando a revista mantém versão física, preparação de etiquetas de endereçamento, registro de envios (custos de postagem e logística repassados ao cliente).

Comunicação centralizada
Manutenção de registro organizado de toda a correspondência com autores, pareceristas e editores, arquivo de decisões editoriais, documentação de processos, histórico de cada manuscrito desde a submissão até a publicação.

Para quais periódicos este serviço é indicado

• Revistas científicas vinculadas a programas de pós-graduação.
• Periódicos que buscam indexação em bases como SciELO, Scopus, Web of Science ou PubMed.
• Revistas em processo de profissionalização de práticas editoriais.
• Periódicos com fluxo crescente de submissões que sobrecarrega o corpo editorial.
• Publicações que necessitam melhorar indicadores de tempo médio entre submissão e publicação.
• Revistas que desejam adequar-se a critérios de avaliação Qualis/CAPES.
• Periódicos sem estrutura institucional para manter funcionário dedicado.
• Revistas que desejam liberar o corpo editorial para atividades de planejamento estratégico e captação de bons artigos.

Requisitos para contratação do serviço

O periódico deve ter definidas suas diretrizes para autores, processo de revisão por pares, normas de formatação e template de artigos. A revista deve utilizar plataforma de gerenciamento de submissões (OJS, Editorial Manager, ScholarOne ou similar) ou estar disposta a implementá-la. A editora assistente trabalha a partir desses parâmetros estabelecidos pelo conselho editorial.

Formatos de atuação

Dedicação parcial regular
Atuação em dias ou períodos específicos da semana, indicada para revistas com periodicidade semestral ou anual, ou periódicos com volume moderado de submissões.

Dedicação contínua
Acompanhamento permanente do fluxo editorial, recomendado para periódicos com periodicidade trimestral ou superior, ou revistas com alto volume de submissões mensais.

Dedicação por fascículo
Trabalho focado na produção de edições específicas, adequado para números especiais, edições temáticas ou para testar o serviço antes de contratação continuada.

Suporte pontual
Atendimento de demandas específicas como organização de backlog de manuscritos, preparação para indexação, geração de relatórios para avaliação institucional.

O que não está incluído

Não substitui as funções do editor-chefe ou do conselho editorial nas decisões sobre aprovação, rejeição ou solicitação de reformulação de manuscritos. A avaliação de mérito científico, originalidade, relevância e adequação ao escopo da revista permanece sob responsabilidade do corpo editorial.

O serviço também não inclui: avaliação científica de manuscritos (peer review), tradução de artigos, revisão aprofundada de língua inglesa por native speaker, diagramação de artigos (pode ser contratada separadamente), criação de arte de capa, hospedagem de site da revista, desenvolvimento de website, suporte técnico a plataformas (este item depende da plataforma utilizada).

Benefícios para o periódico

O serviço de Editora Assistente para Periódicos Científicos permite que o corpo editorial dedique-se prioritariamente às atividades científicas e estratégicas: definição de políticas editoriais, curadoria de conteúdo, planejamento de números especiais, captação de bons artigos, relacionamento com a comunidade científica e internacionalização da revista.

A gestão operacional do fluxo editorial fica sob responsabilidade de profissional experiente, o que proporciona:

• Redução de atrasos na publicação e melhoria do tempo médio entre submissão e publicação.
• Profissionalização das rotinas editoriais e padronização de processos.
• Comunicação mais ágil e eficiente com autores e pareceristas.
• Acompanhamento sistemático de prazos e pendências.
• Preparação adequada para processos de indexação.
• Simplificação administrativa e redução de custos fixos (sem necessidade de contratação CLT).
• Maior controle sobre indicadores editoriais relevantes para avaliações institucionais.

Informações necessárias para orçamento

Nome e área do periódico, periodicidade (quadrimestral, semestral, anual), volume médio de submissões por mês, volume médio de artigos publicados por fascículo, plataforma de gestão utilizada (OJS, Editorial Manager, outra ou nenhuma), principais necessidades de suporte editorial, formato de atuação desejado (dedicação parcial, contínua, por fascículo).

Prazo para início do serviço

Após contratação, é realizada reunião de alinhamento para compreensão dos processos da revista, acesso às plataformas e materiais de referência. O início efetivo do trabalho ocorre em até 7 dias úteis após essa integração.